Kelola Acara & Peserta

Di halaman kelola peserta kamu bisa melihat daftar lengkap peserta beserta status pembayaran dan check-in mereka, nama, dan nomor registrasi.

Kamu juga bisa mengeluarkan peserta tertentu dan memilih cara pengembalian dananya masing-masing.

Bisa. Aktifkan "Sembunyikan Peserta" agar hanya kamu yang melihat daftar lengkap; peserta lain tidak bisa melihat siapa yang hadir maupun foto profil peserta lain.

Secara bawaan fitur ini mati, dan bisa kamu ubah kapan saja, saat draf, terjadwal, maupun berlangsung.

Lewat tombol pengaturan di halaman chat acara, kamu bisa membatasi chat hanya untuk host, atau membukanya agar peserta ikut mengobrol.

Pengaturan ini terpisah dari fitur Sembunyikan Peserta, jadi bisa dikombinasikan sesukamu.

Fitur ini (bawaannya aktif) memungkinkan peserta mengirim slotnya ke orang lain lewat chat sebelum acara dimulai. Kamu bisa mematikannya di Pengaturan Lanjutan.

Sebagai host, kamu selalu bisa mengundang peserta baru dengan slot tanpa pembayaran tambahan dari penerima, bahkan saat transfer slot peserta sedang dimatikan.

Di daftar peserta, keluarkan peserta dan pilih cara pengembalian biayanya: ke saldo, sebagai pass, tanpa pengembalian, atau dengan jumlah yang kamu tentukan sendiri.

Peserta yang dikeluarkan akan menerima pemberitahuan dan otomatis keluar dari grup chat acara.

Buka acaramu lalu pilih Lihat Formulir (web) atau Lihat Jawaban Formulir (aplikasi), lalu tekan Unduh CSV. Ini gratis untuk semua host, bukan fitur Premium.

Satu baris per peserta berisi username, semua jawaban formulir, status, nilai transaksi, pendapatan host, tanggal gabung, pass, add-on, refund, dan nomor registrasi, ditutup baris Summary Total. Di aplikasi filenya keluar lewat menu berbagi ponsel, bukan ke folder unduhan.

Unduh CSV di halaman formulir berisi peserta satu acara dan terbuka untuk semua host. Laporan Peserta merekap seluruh pesertamu dalam satu bulan: kontak, jumlah join, belanja bersih, dan pass yang masih aktif.

Laporan bulanan butuh Premium. Di web ada di halaman Peserta lewat tombol Unduh Laporan dan turun sebagai file Excel; di aplikasi ada di Analitik bagian Laporan dan turun sebagai CSV.

Tidak ada peran co-host per acara: satu aktivitas selalu punya tepat satu host. Yang tersedia adalah Staf, dan itu berlaku untuk seluruh akunmu, bukan untuk satu acara saja.

Undang orang lain dari halaman Staf dengan tipe Admin dan peran Front Desk, Admin, atau Manager. Undangan dikirim ke emailnya; setelah dia masuk memakai email yang sama dan menerimanya, dia bisa mengelola akunmu sesuai peran itu. Staf adalah fitur Business.

Front Desk: check-in peserta dan membalas chat. Admin: semua itu plus membuat dan mengelola aktivitas. Manager: semua itu plus menarik saldo. Tabel Akses per peran ini juga KUYY tampilkan saat kamu memilih perannya.

Tipe Instruktur berbeda: perannya bebas kamu ketik, tidak dikirimi undangan, dan hanya dipakai untuk menugaskan orang ke aktivitas serta menghitung fee mereka. Hanya Instruktur yang bisa ditugaskan ke sebuah aktivitas.

Dari aplikasi: buka aktivitasnya, lalu pilih Lihat Jawaban Formulir. Jawaban berupa foto tampil sebagai gambar yang bisa kamu ketuk untuk memperbesar dan mengunduh, termasuk opsi mengunduh semua gambar sekaligus.

Dari web: buka aktivitasnya, klik menu "...", lalu pilih Lihat Formulir. Foto tampil sebagaimana mestinya di sana, lengkap dengan opsi mengunduh semuanya sekaligus.

Kalau kamu membuka jawaban lewat panel jadwal di dashboard dan yang muncul justru tautan panjang berawalan "/api/storage/..." alih-alih gambarnya, buka lewat salah satu dari dua cara di atas. Tautan itu tidak bisa dibuka langsung di browser karena butuh autentikasi.

File CSV yang kamu unduh selalu berisi tautan mentahnya, bukan gambarnya. Untuk melihat fotonya, gunakan tampilan di aplikasi atau di halaman aktivitas.

Menambah pertanyaan baru aman dilakukan kapan saja. Peserta yang sudah mendaftar sebelumnya akan kosong di kolom pertanyaan baru itu.

JANGAN menghapus pertanyaan yang sudah tersimpan, walaupun tombol hapusnya ada. Pertanyaan itu tidak benar-benar terhapus di sistem, dan menghapus pertanyaan yang ada DI TENGAH daftar akan menggeser urutan pertanyaan sesudahnya. Akibatnya jawaban peserta lama bisa berpindah ke bawah pertanyaan yang salah. Kalau sudah ada yang mendaftar, biarkan saja pertanyaan lama itu.

Mengubah teks pertanyaan bisa, tapi hati-hati: jawaban lama tetap menempel pada pertanyaan tersebut dan akan tampil di bawah judul yang baru. Kalau kamu mengganti maknanya, hasil ekspormu jadi menyesatkan. Lebih aman menambah pertanyaan baru.

Tipe pertanyaan juga tidak bisa diubah setelah tersimpan.

Belum bisa. Peserta tidak punya cara untuk membuka kembali dan mengubah jawaban yang sudah dikirim, dan mendaftar ulang tidak memunculkan formulirnya lagi.

Kalau ada koreksi, minta peserta memberitahukannya langsung kepadamu sebagai host, lalu catat sendiri perubahannya.

Catatan untuk pemesanan rombongan: kalau orang yang sama memesan untuk kedua kalinya di aktivitas itu, formulirnya tidak ditanyakan lagi. Jadi data teman-teman di pemesanan kedua tidak terkumpul.

Waiver adalah pernyataan tanggung jawab yang disetujui peserta sebelum bergabung. Kamu mengaturnya sekali di Pengaturan → Waiver, dan otomatis berlaku untuk semua aktivitas yang kamu selenggarakan, bukan diatur per aktivitas.

Peserta menandatanganinya setelah mengisi formulir pendaftaran dan sebelum pembayaran, lewat layar tanda tangan. Cukup sekali per host. TAPI setiap kali kamu mengubah isi waiver-nya, semua orang akan diminta menandatangani ulang.

Saat ini belum ada halaman untuk melihat siapa saja yang sudah menandatangani, dan belum ada tombolnya di dalam produk untuk mengunduh dokumen bertanda tangan. Kalau kamu membutuhkannya, hubungi tim support. Dokumennya masih bisa dibuatkan.

Pada pendaftaran di tempat (OTS), waiver muncul kalau kamu memakai dashboard web, tapi tidak muncul di aplikasi.

Invoice selalu dikirim lewat email. Opsi "Kirim invoice ke peserta" di form aktivitas menambahkan pengiriman lewat WhatsApp.

Biayanya Rp1.500 dan ditanggung PESERTA, bukan kamu sebagai host. Muncul sebagai komponen "Invoice Fee - WhatsApp" di tagihan peserta, sekali per transaksi yang berhasil.

Opsi ini otomatis dimatikan untuk aktivitas gratis, karena tidak ada transaksi yang menjadi dasar penagihannya.

Peserta juga perlu punya nomor telepon di akunnya. Kalau nomornya kosong, WhatsApp tidak terkirim dan invoice tetap dikirim lewat email seperti biasa.

Selain invoice, WhatsApp juga dipakai untuk memberi tahu peserta saat aktivitas dibatalkan dan saat peserta dikeluarkan dari aktivitas. Pengingat acara dan pengumuman tidak dikirim lewat WhatsApp.

Ada dua pengingat otomatis, dan waktunya sudah ditetapkan sistem. Host tidak bisa mengubahnya.

24 jam sebelum acara mulai: peserta menerima notifikasi di ponsel dan email pengingat.

30 menit sebelum acara mulai: peserta menerima notifikasi di ponsel saja, mengingatkan untuk menyiapkan e-tiket.

Tidak ada pengingat selain kedua waktu itu. Kalau kamu ingin mengabari peserta di waktu lain, gunakan fitur Pengumuman di chat aktivitas.

Perlu diperhatikan: kalau kamu mengubah waktu atau lokasi acara, peserta hanya mendapat notifikasi di ponsel. Tidak ada email maupun WhatsApp. Untuk perubahan penting, sebaiknya kirim Pengumuman agar pasti terbaca.

Bisa, lewat Impor Peserta. Buka acaramu, lalu pilih Impor Peserta dari menu. Unduh dulu templatenya dari halaman itu, isi, lalu unggah kembali.

Kolom template harus persis sama, baik jumlah maupun namanya: Username, Email, lalu satu kolom untuk setiap pertanyaan formulir pendaftaranmu, berurutan. Kalau tidak cocok, unggahan ditolak. Simpan sebagai CSV.

Peserta dicocokkan lewat username dulu, baru email. Kalau emailnya belum terdaftar di KUYY, akun tamu akan dibuat otomatis untuk orang itu. Jadi mereka tidak wajib punya akun lebih dulu.

Untuk peserta yang membawa rombongan, tulis orang yang sama di beberapa baris sesuai jumlah orangnya. Impor hanya tersedia untuk host, dan tidak bisa dipakai kalau acara sudah penuh, dibatalkan, atau selesai.

Kalau kamu ingin mengirim slot ke satu orang yang sudah punya akun KUYY, pakai Kirim Slot. Orangnya perlu menerima kiriman itu.

Acara hanya bisa dihapus setelah dibatalkan atau sudah selesai. Jadi kalau acaranya masih terjadwal, batalkan dulu. Pembatalan inilah yang memberi tahu peserta dan memproses pengembalian dana.

Di menu acara, pilihannya akan tertulis Batalkan Aktivitas selama acara masih berjalan, lalu berubah menjadi Hapus Aktivitas setelah acara dibatalkan atau selesai.

Acara yang dihapus hilang dari semua daftar, tapi riwayat transaksinya tetap tersimpan di sistem.

Chat Channel adalah saluran siaran ke semua pengikutmu, cara mengabari mereka sekaligus tanpa membuat grup satu per satu. Fitur ini butuh KUYY Premium.

Buat lewat halaman profilmu sendiri, tombol Buat Chat Channel. Setiap akun hanya bisa punya satu channel, dan namanya dibuat otomatis dari namamu serta tidak bisa diubah.

Saat dibuat, semua pengikutmu langsung dimasukkan. Setelah itu siapa pun yang mengikutimu otomatis bergabung, dan yang berhenti mengikuti otomatis keluar. Tidak ada cara lain untuk bergabung.

Awalnya channel bisa dibalas dua arah. Kalau kamu ingin hanya kamu yang bisa mengirim pesan, ubah lewat pengaturan obrolan di dalam channel.